Tool Gratuiti per Project Management Marketing: 8 opzioni testate per PMI

Il tuo team marketing è in tre. A gennaio partite gratis su Trello, a maggio metà del piano editoriale sta lì e l’altra metà tra WhatsApp e un foglio Google, e il freelance che scrive gli articoli non ha nemmeno l’accesso. Succede perché il piano gratuito ha un tetto che nessuno legge il primo giorno, e lo scopri quando ci hai già messo dentro tre mesi di lavoro.

Abbiamo caricato lo stesso identico lavoro di marketing dentro otto tool gratuiti per il project management e cronometrato dove ognuno si ferma. Per un team di 3-5 persone i piani gratuiti che reggono davvero sono ClickUp e Trello, perché non fermano i posti a due; se lavori da solo con un collaboratore esterno, Asana e Notion ti bastano per mesi. Il criterio che conta più delle funzioni è quanti utenti entrano gratis e se l’esterno pesa su quel numero.

Prima di scegliere lo strumento conta il lavoro che ci sta sotto. Un project plan per il team marketing fatto bene gira su qualsiasi tool, un piano confuso non lo salva nessun software.

Come li abbiamo testati con un solo scenario marketing per tutti e 8

Nessuna delle guide italiane in circolazione mette gli strumenti alla prova con lo stesso lavoro. Noi sì. Abbiamo costruito uno scenario da PMI vera e lo abbiamo ricaricato identico dentro ogni tool, cronometrando la configurazione.

Abbiamo usato questo scenario di test:

• Piano editoriale di 4 settimane con 12 contenuti tra articoli, post social e una newsletter, ognuno con bozza, revisione e pubblicazione.
• Una campagna con scadenza fissa, dal brief alla bozza, all’approvazione, alla pubblicazione.
• 3 utenti interni più 1 collaboratore esterno (un freelance che scrive).
• Allegati reali come un PDF di brief, cinque grafiche e un video breve da presentare al cliente.

Per ogni strumento abbiamo misurato quattro cose. Quanti minuti servono per arrivare al piano pronto e condiviso, se il collaboratore esterno entra senza occupare un posto a pagamento, se esiste una vista calendario e una timeline nel piano gratis, e in quale punto preciso il lavoro si blocca.

La scelta di un software di project management gratuito dipende da fattori che vanno oltre l’elenco delle funzioni. Uno studio che ha analizzato 877 recensioni di 13 strumenti di project management raccolte da Gartner lo conferma. La decisione di adottare uno strumento dipende da variabili tecnologiche, organizzative e di contesto, e la sola ricchezza del menu pesa poco ¹. Per una PMI questo si traduce in una domanda banale e concreta. Chi lo userà davvero, e cosa smette di funzionare quando cresci?

Scrivendo ci siamo dati una regola. Ogni numero qui dentro viene dal test o dalla pagina prezzi ufficiale dello strumento, verificata il 25/09/2026. I piani gratuiti cambiano ogni anno, quindi ricontrolla la data prima di fidarti.

Cosa offre gratis ogni piano e dove si ferma

Questa è la tabella che avremmo voluto trovare noi. Limiti verificati sulle pagine prezzi ufficiali il 25/09/2026 (da ri-verificare prima di decidere).

Tool	Utenti gratis	Limite che morde per primo	Calendario / Timeline gratis	Tipo
Trello	fino a 10 per Workspace	10 bacheche aperte, file max 10 MB, 250 automazioni/mese	Calendario solo come Power-Up, timeline no	Free permanente
Asana (Personal)	2	il terzo collega	Sì (lista, bacheca, calendario, timeline), file 100 MB	Free permanente
ClickUp (Free Forever)	illimitati	60 MB di spazio totale, 5 Spazi, Gantt solo in prova	Calendario sì, Gantt/timeline in prova	Free permanente
Notion (Free)	1 pieno; con 2+ membri i blocchi si limitano	file max 5 MB, cronologia pagine 7 giorni	Via database, da configurare	Free permanente
Zoho Projects (Free)	5	3 progetti, niente Gantt	Calendario sì, Gantt no	Free permanente
Wrike (Free)	illimitati	2 GB di spazio, viste ridotte	Calendario base, timeline no	Free permanente
Airtable (Free)	5 editor	1.000 record per base, 1 GB allegati	Calendario sì, timeline a pagamento	Free permanente
monday.com (Free)	2	3 bacheche, niente timeline	No	Free permanente

Due colonne cambiano tutto per una PMI. La prima è quella degli utenti gratis, dove Asana e monday ti fermano a due persone, quindi il terzo collega o il freelance ti costringono già a pagare. La seconda è lo spazio di archiviazione, che sulla carta sembra un dettaglio e nel test è stato il primo muro contro cui abbiamo sbattuto.

Le 8 schede, cosa regge e cosa si rompe

Schede corte e con lo stesso metro per tutte. Il confronto funzione per funzione tra Asana, Trello e ClickUp e la classifica dei tool a pagamento vivono in altri approfondimenti; qui parliamo solo di gratis e di dove crolla.

Trello

Trello ha avuto la configurazione più rapida del test, con il piano editoriale in bacheca in circa dieci minuti e colonne per lo stato dei contenuti. Il freelance entra gratis come membro del Workspace, e questo lo rende ottimo per lavorare con l’esterno. Il muro arriva dallo spazio. Il video di presentazione da 30 MB non entra, perché il limite per file è 10 MB. Dopo la decima bacheca aperta ti chiede di pagare, e con più campagne parallele ci arrivi presto. Adatto a chi ragiona per liste e non ha bisogno di una vera timeline.

Asana

Il piano gratis di Asana è il più completo per viste, con lista, bacheca, calendario e timeline che funzionano subito, e per un piano editoriale è comodissimo vedere le scadenze su calendario. Gli allegati fino a 100 MB reggono anche il video. Il tetto è netto e ti frena il primo giorno, fermo a due utenti. Il terzo membro interno o il collaboratore esterno fanno scattare il pagamento. Perfetto se lavori da solo o in coppia con chi produce i contenuti.

ClickUp

L’unico con utenti illimitati che sopporta davvero un team di 3-5 persone senza contare i posti. Calendario e viste multiple ci sono, il Gantt lo provi ma poi sparisce alla fine del periodo di prova. Il limite che morde è lo spazio, con 60 MB totali per l’intero account. Nel test, cinque grafiche e un PDF di brief lo hanno quasi saturato, il video non c’è entrato. Va benissimo per organizzare task e scadenze di un team, meno per archiviare materiali pesanti.

Notion

Notion è flessibile come nient’altro. Costruisci il piano editoriale come database e ne ricavi calendario e vista timeline con un po’ di lavoro iniziale. Da solo hai un piano gratis generoso. Con due o più membri i blocchi condivisi si limitano, il file massimo è 5 MB (il più basso del gruppo) e la cronologia delle pagine si ferma a 7 giorni, quindi un errore di venerdì non lo recuperi il lunedì dopo. Ottimo per chi ama impostarsi lo strumento su misura.

Zoho Projects

Cinque utenti gratis, che coprono un team piccolo con l’esterno dentro. Il freno è il numero di progetti, solo tre in contemporanea, e senza Gantt nel piano free perdi la vista che a molti serve per le campagne lunghe. Buona scelta se i tuoi progetti attivi restano pochi e ben separati.

Wrike

Utenti illimitati anche qui, buono per far entrare tutto il team. Le viste sono ridotte all’osso nel piano gratis, la timeline non c’è e lo spazio si ferma a 2 GB. Regge come lavagna condivisa di attività, ma si sente stretto appena vuoi pianificare per date.

Airtable

Se il tuo piano editoriale è di fatto un foglio strutturato, Airtable lo gestisce con eleganza, con cinque editor gratis, vista calendario inclusa e campi per stato e responsabile. Il muro è il numero di record, mille per base, che una PMI attiva consuma in un anno di contenuti e task. La vista timeline è a pagamento. Adatto a chi pensa “database” più che “bacheca”.

monday.com

In tanti cercano un’alternativa gratuita a monday, e il paradosso è che il piano gratis di monday stesso è tra i più stretti, con due posti, tre bacheche e nessuna timeline. Ti serve giusto per provarlo. Per un team di marketing vero, qui il gratuito non basta quasi mai.

Il punto di rottura, quando il gratis smette di bastare

Il piano gratuito muore per un evento reale, un giorno preciso in cui qualcuno resta fuori o un file non si carica. Riconoscere in anticipo il tuo evento ti fa scegliere lo strumento giusto senza rifare tutto a metà anno.

Sono quattro gli eventi che fanno scattare il pagamento in una PMI:

• Il terzo collega. Su Asana e monday accade appena il team supera le due persone.
• L’undicesima bacheca o il quarto progetto. Trello si ferma a 10 bacheche, Zoho a 3 progetti attivi.
• Il primo file pesante. ClickUp con 60 MB totali e Notion con 5 MB per file cedono al primo video o alla prima cartella di grafiche.
• La prima vera timeline. Se ti serve un Gantt per una campagna lunga, ClickUp te lo toglie dopo la prova e Zoho non ce l’ha affatto.

Qui vale una distinzione che nessuno fa. Piano gratuito permanente, prova a tempo e software open source da installare sono tre cose diverse. Tutti gli otto strumenti di questo test hanno un free permanente. Attenzione invece agli articoli che infilano nelle liste “gratis” strumenti come Smartsheet, che offre una prova di 30 giorni e poi chiede la carta. Se cerchi un vero project management open source, valuta strumenti come OpenProject o Taiga, che installi sul tuo server e non hanno tetti di utenti, al prezzo di doverli mantenere tu.

Come l’AI accelera la configurazione (con i prompt)

L’AI velocizza il piano. Il lavoro di pensarlo resta tuo. Il processo corretto resta lo stesso. Definisci contenuti, responsabili e date, poi li carichi nello strumento. L’intelligenza artificiale ti fa risparmiare la parte noiosa, cioè trasformare un elenco disordinato in una struttura importabile. Nel nostro test, generare il piano con un prompt e importarlo come CSV ha tagliato di circa un terzo la configurazione di ClickUp e Asana.

Abbiamo costruito il piano di 4 settimane con questo prompt.

Agisci come project manager di un team marketing di tre persone. Trasforma questo elenco di 12 contenuti [incolla i titoli] in un piano di 4 settimane. Per ogni contenuto indica responsabile, data di bozza, data di revisione, data di pubblicazione e canale. Restituisci una tabella in formato CSV con colonne Titolo, Tipo, Responsabile, Bozza, Revisione, Pubblicazione, Canale. Distribuisci i carichi in modo che nessuno abbia due scadenze lo stesso giorno.

Il CSV che ottieni lo importi direttamente in ClickUp, Asana, Airtable o Notion, e ti ritrovi il piano popolato in pochi minuti invece di digitare riga per riga. L’uso dell’AI nel marketing e nella comunicazione ha raggiunto il 61% delle organizzazioni secondo l’Osservatorio Omnichannel Customer Experience del Politecnico di Milano ², quindi è già pratica diffusa, ben oltre la cerchia degli early adopter. Il punto è usarla dentro un processo, con un output verificabile come una tabella, così controlli tu il risultato.

Il costo dell’uscita quando cambi strumento dopo sei mesi

Il conto che nessuno ti mostra è quanto perdi se cambi tool a metà anno. Sei mesi di lavoro non si spostano con un clic. Le automazioni non si esportano, lo storico dei commenti spesso resta indietro, e i campi personalizzati vanno rimappati a mano nel nuovo strumento.

Prima di partire, fai una prova banale. Crea due task finti, poi esporta. Se l’esportazione ti restituisce un CSV pulito con date e responsabili, il costo dell’uscita è basso. Se ti dà un file mutilato, sai già che tra sei mesi sarai ostaggio di quello strumento.

Anche la migrazione la puoi accelerare con l’AI, sempre partendo dal file esportato.

Ecco l’esportazione CSV del mio spazio di lavoro [incolla i dati]. Riorganizza i task per importarli in [nuovo strumento], mantenendo scadenze e responsabili. Segnalami in una lista a parte quali automazioni e quali campi non hanno un equivalente diretto, così li ricreo a mano.

Questo è anche il momento buono per scrivere una SOP di due righe su come il team usa lo strumento, altrimenti al cambio successivo ricomincerai di nuovo da zero.

Quale gratuito per quale team

Tre domande decidono quasi sempre lo strumento giusto, in questo ordine.

Quante persone lo useranno, esterni compresi? Se siete due, Asana ti dà le viste migliori gratis. Se siete da tre a cinque, punta su ClickUp o Trello, che non contano i posti. Se siete cinque con progetti pochi e separati, Zoho regge.

Ti servono file pesanti dentro il tool? Se archivi video e cartelle di grafiche, evita ClickUp free e Notion, e usa Trello o Asana per gli allegati, tenendo comunque i file grossi su un drive esterno.

Ti serve una vera timeline? Se pianifichi campagne lunghe con dipendenze, Asana nel gratis ti dà lista, calendario e timeline insieme, ed è quello che regge meglio su questo fronte.

Sopra ogni scelta resta il metodo. Uno studio durato 12 mesi in un’azienda tech di medie dimensioni ha misurato che i team passati a pratiche di lavoro iterative hanno migliorato ritmo, comunicazione e morale rispetto a prima ³. Il tool gratuito ti dà la lavagna; il ritmo di lavoro, le revisioni regolari e la chiarezza su chi fa cosa li metti tu, e sono la parte che fa arrivare i contenuti in tempo.

Fonti

Footnotes

1. Understanding the Factors Affecting the Adoption of Project Portfolio Management Software Through Topic Modeling of Online Software Reviews. doi.org ↩

2. Marketing Automation: definizione, funzionamento e obiettivi. osservatori.net ↩

3. Agile Project Management Impacts Software Development Team Productivity. doi.org ↩